ثلاث خطوات للاجتماع الجيد

مهارات إدارية/ في إحدى المحاضرات تحدث الخبير بشئون إدارة الاجتماعات السيد Steve Kaye عن ثلاث خطوات تساعد في الخروج بنتائج كبيرة من الاجتماعات.أولا: إشراك الجميع:
معظم الاجتماعات تعقد لمناقشة شيء ما. وكما هو الحال في معظم المناقشات فيما يظل الباقون يستمعون ويراقبون. هذا أمر مؤسف, لأن المقلون في التحدث هم الأكثر تفكيرا. أي أن في جعبتهم حلولا قيمة وأسئلة هامة. ولكن يتم تجاهل أفكارهم دائما. مما يقلل من جودة النتائج المتحصل عليها من الاجتماع.
بالإضافة لذلك فإن الأشخاص الذين يجلسون "متفرجين" في الاجتماعات يهدرون أوقاتهم. وطالما كانوا متفرجين بالفعل, الأجدر أن يواصلوا العمل على مهام أخرى بدلا من إضاعة الوقت بالتفرج على أحداث الاجتماع.
نقطة رئيسية: تسخير مجموعة أنشطة تتطلب مشاركة الجميع.ثانيا: طرح الأسئلة الفاعلة:
لابد من طرح الأسئلة المتعلقة بصميم العمل, أي تلك الأسئلة التي توجه التفكير للخروج بنتائج من الاجتماع. مثلا, إذا كنت ترغب من الاجتماع تخفيض الميزانية, يمكنك أن تطرح عليهم السؤال التالي: "كيف يمكننا تخفيض الإنفاق بمعدل 5% في الربع التالي من السنة؟
ملاحظة: من الأفضل الإعداد الجيد لهذه الأسئلة قبل الاجتماع استنادا على الأهداف وجدول الأعمال.
نقطة رئيسية: استخدم أسلوب الاستفهام المفضي لتركيز التفكير لقيادة دفة الاجتماع.ثالثا: تطبيق طريقة "افعلها بنفسك":
يمكن أن تكون فكرة سيئة إذا حاولت تطبيقها على كل شيء. ستكون أكثر كفاءة وأكثر إنجازا عندما تركز على النشاطات التي تستخدم أفضل مهاراتك. تلك الطريقة التي تمكنك من المساهمة الفريدة التي تطور بها مهنتك, بدلا من تلك المحاولات التي تنم عن قلة الخبرة وتؤدى إلى العديد من المشاكل.
وعليه, عندما يتعلق الأمر بمسائل الاجتماع, استخدم من يقوم بمهام تسهيل الاجتماع. بهذا تحرر نفسك للمشاركة في الاجتماع.
نقطة رئيسية: مسهل الاجتماع الذي يتميز بالمهنية العالية يساعدك على كفاءة الإنجاز من الاجتماعات.